Yrityksessä voi olla hyvä CRM, osaavat myyjät, valmiit sähköpostipohjat ja tehokkaat tekoälytyökalut. Silti myynti ei välttämättä toimi yhtenäisesti.
Tietoa voi löytyä Pipedrivestä, sähköposteista, tarjouspohjista, Google Drivesta, muistiinpanoista ja yksittäisten työntekijöiden omasta muistista. Yksi myyjä toimii yhdellä tavalla, toinen toisella – ja tekoäly tekee parhaansa niiden ohjeiden pohjalta, jotka sille kulloinkin annetaan.
Ratkaisuksi tarvitaan myynnin pelikirja eli Sales Playbook. Parhaimmillaan se ei ole pitkä PDF-tiedosto, jota kukaan ei muista avata. Se on käytännön toimintamalli, joka kertoo sekä ihmiselle että tekoälylle, mitä missäkin myyntitilanteessa tehdään. Eventlinkillä rakennamme juuri tällaista järjestelmää.
Mitä myynnin pelikirja tarkoittaa?
Myynnin pelikirja kokoaa yhteen yrityksen tärkeimmät myynnin periaatteet ja käytännöt. Sen pitäisi vastata ainakin seuraaviin kysymyksiin:
- Kenelle myymme?
- Mitä asiakkaan ongelmaa ratkaisemme?
- Mitä palveluja tarjoamme?
- Miten asiakkaan tarve selvitetään?
- Mitä myyntiprosessin eri vaiheissa tehdään?
- Mitä asiakkaalle sanotaan tai kirjoitetaan?
- Mitä tietoja CRM-järjestelmään kirjataan?
- Milloin ja miten asiakkaaseen ollaan seuraavan kerran yhteydessä?
- Millä mittareilla myynnin onnistumista seurataan?
Tavoitteena ei ole tehdä jokaisesta myyjästä samanlaista. Hyvä myyjä saa edelleen käyttää omaa persoonaansa, kokemustaan ja harkintaansa. Pelikirja varmistaa kuitenkin sen, etteivät tärkeät asiat jää muistin tai sattuman varaan.
Tapahtumamyynti ei ole valmis tuote hyllystä
Eventlink tuottaa yritystapahtumia valtakunnallisesti kokonaispalveluna tai asiakkaan tarvitsemilta osa-alueilta. Kokonaisuuteen voi sisältyä esimerkiksi tapahtumatila, tekniikka, ohjelma, catering, kalusteet, somistus, kuljetukset, turvallisuus, kuvaus ja varsinainen tuotanto. Jokainen tapahtuma on erilainen.
Siksi tapahtumamyyntiä ei kannata aloittaa pitkällä palveluluettelolla. Ensin pitää ymmärtää, miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan saada aikaan.
Tarvekartoituksessa selvitämme esimerkiksi:
- mikä on tapahtuman tavoite
- kenelle tapahtuma järjestetään
- milloin ja missä se järjestetään
- kuinka paljon osallistujia odotetaan
- mitä asiakas on jo päättänyt
- missä asioissa tarvitaan apua
- millainen budjetti tai budjettiluokka on käytettävissä
- ketkä osallistuvat päätöksentekoon
- mikä asiakkaalle aiheuttaa eniten työtä tai epävarmuutta
Vasta tämän jälkeen voidaan rakentaa asiakkaalle sopiva ratkaisu. Kyse ei siis ole siitä, kuinka monta palvelua tarjoukseen saadaan mahdutettua. Kyse on siitä, kuinka hyvin kokonaisuus auttaa asiakasta toteuttamaan onnistuneen tapahtuman.
Selkeä prosessi parantaa myös asiakaskokemusta
Hyvä myyntiprosessi ei ole vain yrityksen sisäinen työohje. Se näkyy asiakkaalle nopeampana, selkeämpänä ja luotettavampana palveluna.
Eventlinkin myyntiprosessi etenee pääpiirteissään seuraavasti:
- Sopivan yrityksen ja oikean yhteyshenkilön tunnistaminen
- Ensimmäinen yhteydenotto
- Tapahtuman tarpeiden kartoittaminen
- Ratkaisun ja toteutustavan suunnittelu
- Tarvittavien alihankintahintojen ja saatavuuksien varmistaminen
- Tarjouksen laatiminen ja esittely
- Tarjouksen seuranta ja tarvittavat muutokset
- Neuvottelu ja sopiminen
- Tietojen siirtäminen myynnistä tuotantoon
- Tapahtuman jälkeinen palaute ja jatkoyhteistyö
Jokaisessa vaiheessa pitää olla selvää, mitä tietoja tarvitaan ja mikä on seuraava toimenpide. Esimerkiksi tarjouksen lähettäminen ei vielä tarkoita, että myyntityö olisi tehty. Samalla pitää sopia, milloin tarjoukseen palataan, kuka tekee päätöksen ja tarvitseeko asiakas lisätietoja tai muutoksia.
Yksi pelikirja ei tarkoita yhtä jäykkää käsikirjoitusta
Erilaiset tilanteet tarvitsevat omat toimintaohjeensa. Näitä voidaan kutsua myyntipeleiksi eli play-ohjeiksi. Eventlinkillä omat ohjeensa voidaan tehdä esimerkiksi seuraaviin tilanteisiin:
- uusi vuosijuhlaprospekti
- ensimmäinen puhelu
- asiakas ei vastaa
- tapahtuman ajankohta ei ole vielä selvillä
- uusi tarjouspyyntö saapuu
- tarjoukseen tarvitaan alihankintahintoja
- tarjous lähetetään asiakkaalle
- asiakas ei reagoi tarjoukseen
- asiakas pyytää hinnanalennusta
- päätös siirtyy myöhemmäksi
- asiakas valitsee toisen toimittajan
- voitettu kauppa siirretään tuotantoon
- tapahtuman jälkeen pyydetään palautetta
- vanhaan asiakkaaseen otetaan uudelleen yhteyttä
Hyvä tilannekohtainen ohje kertoo lyhyesti:
- mikä käynnistää toimenpiteen
- mitä tietoja tarkistetaan
- mitä asiakkaalle sanotaan
- mitä Pipedriveen kirjataan
- mikä seuraava aktiviteetti luodaan
- milloin asiaan palataan
- miten mahdolliset poikkeustilanteet käsitellään
Näin myyjän ei tarvitse joka kerta keksiä koko toimintatapaa uudelleen.
CRM ei saa olla pelkkä sähköinen arkisto
Eventlinkillä Pipedrive toimii asiakkaiden, yhteyshenkilöiden, diilien ja myyntiaktiviteettien ensisijaisena tietolähteenä.
CRM-järjestelmästä ei kuitenkaan ole täyttä hyötyä, jos sinne kirjataan vain asiakkaan nimi ja tarjouksen arvo. Järjestelmän pitäisi auttaa myyjää ymmärtämään, mitä seuraavaksi tehdään. Hyvästä myyntidiilistä pitäisi löytyä ainakin:
- oikea yritys ja yhteyshenkilö
- tapahtuman perustiedot
- asiakkaan tavoitteet ja tarpeet
- tapahtuman ajankohta ja paikkakunta
- arvioitu henkilömäärä
- päätöksentekijät ja päätösaikataulu
- lähetetyt viestit ja tarjoukset
- sovitut jatkotoimenpiteet
- seuraava aktiviteetti
- mahdolliset riskit ja avoimet kysymykset
Kun tiedot ovat yhdenmukaisesti kirjattuina, myynti ei ole yhden ihmisen muistin varassa. Myös toinen työntekijä pystyy tarvittaessa jatkamaan keskustelua asiakkaan kanssa.
Tekoäly tarvitsee yhteiset pelisäännöt
Eventlinkillä hyödynnämme myynnissä ja taustatyössä muun muassa ChatGPT:tä ja Claudea. Tekoäly voi auttaa esimerkiksi:
- asiakas- ja yritystietojen selvittämisessä
- puhelujen ja sähköpostien analysoinnissa
- tarvekartoitusten yhteenvedoissa
- tarjouspyyntöjen käsittelyssä
- tarjous- ja saatepohjien laatimisessa
- alihankkijoiden kartoittamisessa
- Pipedrive-tietojen täydentämisessä
- seuraavien toimenpiteiden ehdottamisessa
- myynnin tilanteen ja riskien arvioinnissa
Tekoäly ei kuitenkaan itsestään tiedä, miten juuri meidän yrityksemme toimii. Jos yhteisiä ohjeita ei ole, yksi tekoälyagentti voi kirjata asian yhdellä tavalla ja toinen toisella. Se voi käyttää väärää viestipohjaa, tehdä turhan aktiviteetin tai tulkita myyntivaiheen väärin.
Siksi myynnin pelikirja toimii samalla tekoälyn sääntökirjana. Se määrittelee, mitä tekoäly saa tehdä itsenäisesti, mitä sen pitää tarkistaa ja milloin asia tarvitsee ihmisen päätöksen. Tämä tekee tekoälyn hyödyntämisestä paitsi tehokkaampaa myös turvallisempaa.
Ihmistä tarvitaan edelleen – ehkä enemmän kuin ennen
Tekoäly voi käsitellä nopeasti suuren määrän tietoa, tunnistaa puuttuvia asioita ja huolehtia rutiinitehtävistä. Se ei kuitenkaan poista ihmisen merkitystä tapahtumamyynnissä.
Luottamus, tilannetaju, luovuus ja asiakkaan aito kohtaaminen ovat edelleen ihmisen vahvuuksia. Tekoälyn tehtävänä on vapauttaa aikaa juuri näihin asioihin. Kun järjestelmät huolehtivat tiedon kokoamisesta ja muistuttavat seuraavista toimenpiteistä, myyjä voi keskittyä keskusteluun:
- Mitä asiakas oikeasti tavoittelee?
- Mistä hän on epävarma?
- Mikä tekisi tapahtumasta osallistujille merkityksellisen?
- Miten kokonaisuus voidaan toteuttaa järkevästi ja turvallisesti?
- Miten voimme helpottaa asiakkaan omaa työmäärää?
Hyvä tekoäly ei korvaa hyvää myyjää. Se auttaa hyvää myyjää toimimaan johdonmukaisemmin.
Oikeat mittarit kertovat, eteneekö myynti
Pelkkä puhelujen tai lähetettyjen sähköpostien määrä ei vielä kerro myynnin onnistumisesta. Ne kuvaavat tekemistä, mutta eivät välttämättä tuloksia.
Eventlinkin kaltaisessa projekti- ja tapahtumamyynnissä olennaisempia mittareita ovat esimerkiksi:
- uusien kvalifioitujen myyntimahdollisuuksien määrä
- tavoitettujen oikeiden päättäjien määrä
- tehtyjen tarvekartoitusten määrä
- tarjouspyyntöihin vastaamisen nopeus
- lähetettyjen tarjousten määrä ja arvo
- tarjousten muuttuminen kaupoiksi
- myyntikate euroina ja prosentteina
- myyntiprosessin kesto
- avoimet tarjoukset, joilta puuttuu seuraava aktiviteetti
- kauppojen todelliset häviämissyyt
- vanhoilta asiakkailta syntyvä uusintamyynti
Mittareiden tarkoitus ei ole lisätä raportointia raportoinnin vuoksi. Niiden pitäisi auttaa näkemään, mikä toimii ja missä prosessi tarvitsee parantamista.
Pelikirjan pitää elää arjen mukana
Myynnin pelikirja ei tule koskaan täysin valmiiksi. Palvelut muuttuvat, järjestelmät kehittyvät ja asiakkaiden odotukset elävät. Siksi pelikirjaa pitää päivittää toteutuneiden kokemusten perusteella:
- Miksi jokin tarjous voitettiin?
- Miksi toinen hävittiin?
- Mitkä kysymykset auttoivat tarvekartoituksessa?
- Missä vaiheessa prosessi pysähtyi?
- Mitkä viestit saivat asiakkaan vastaamaan?
- Mitkä tiedot puuttuivat tuotantoon siirrettäessä?
- Mitä tekoäly teki oikein ja mitä sen ohjeissa pitää tarkentaa?
Meidän näkemyksemme on, että varsinainen ydinpelikirja kannattaa pitää suhteellisen lyhyenä. Sen rinnalle rakennetaan tilannekohtaiset ohjeet, viestipohjat, tarkistuslistat ja CRM-järjestelmään sijoitettu käytännön ohjaus. Näin pelikirja ei jää kansioon. Se on mukana siinä hetkessä, kun työtä tehdään.
Lopulta kyse on paremmasta palvelusta
Myynnin pelikirjan rakentaminen voi kuulostaa sisäiseltä kehityshankkeelta. Sen tärkein hyöty näkyy kuitenkin asiakkaalle.
Kun tieto kulkee, vastuut ovat selvät ja seuraavat toimenpiteet sovitaan järjestelmällisesti, asiakas saa nopeampaa ja varmempaa palvelua. Samalla virheiden, unohdusten ja väärinymmärrysten riski pienenee.
Eventlinkillä tavoitteemme on rakentaa myyntimalli, jossa kokemus, teknologia ja henkilökohtainen palvelu tukevat toisiaan. Myynnin pelikirja ei poista luovuutta eikä tee asiakaskohtaamisista liukuhihnatyötä. Päinvastoin: se hoitaa kuntoon yhteiset perusasiat, jotta ihmisille jää enemmän aikaa kuunnella, ajatella ja rakentaa asiakkaalle aidosti onnistunut tapahtuma.
Kirjoituksen taustalla on hyödynnetty Pipedriven opasta The ultimate guide to creating your sales playbook sekä Eventlinkin omia kokemuksia tapahtumamyynnin, CRM-järjestelmien ja tekoälyavusteisten työnkulkujen kehittämisestä.
🌐 www.eventlink.fi | www.vuosijuhlat.com | www.tykypaivat.fi
