Avautuu uuteen välilehteen
Ota yhteyttä
Ota yhteyttä

Asiakaslupaus

Sinun ei tarvitse olla tapahtumien asiantuntija. Me olemme.

Onnistunut tapahtuma syntyy ammattitaidosta, huolellisesta suunnittelusta ja oikeista ratkaisuista. Me selvitämme, mitä tapahtumasi todella tarvitsee, huomioimme yksityiskohdat ja rakennamme kokonaisuuden, jossa laatu, budjetti ja käytännön toteutus ovat tasapainossa.

Emme tarjoa mahdollisimman paljon. Tarjoamme sen, mitä onnistunut tapahtumasi tarvitsee.

Suunnitellaan tapahtumasiPyydä tarjous
Tapahtuman lava, suurkuvanäyttö ja valaistus valmiina Eventlinkin toteutuksessa
ÄäniValoKuvaTuotanto

Lähtökohta

Onnistunut tapahtuma ei synny laitelistasta

Moni tapahtuman järjestäjä joutuu pyytämään tarjouksia tietämättä tarkalleen, mitä tilaisuus tarvitsee: montako kaiutinta, millainen valaistus, kuinka iso näyttö tai kuka vastaa mistäkin. Se ei ole asiakkaan tehtävä.

Meidän velvollisuutemme on selvittää tarpeet, esittää oikeat kysymykset, ennakoida mahdolliset ongelmat ja suositella tarkoituksenmukaiset ratkaisut. Eventlink Promotions on toiminut alalla vuodesta 1993 – tämä asiakaslupaus kertoo, miten kokemus näkyy työssämme.

Seitsemän periaatetta

  1. Ammattitaito ja ennakointiTunnistamme myös asiat, joita et ole tullut ajatelleeksi.
  2. Luotettavuus ja vastuunottoSovitut asiat dokumentoidaan ja niiden toteutuminen varmistetaan.
  3. Ihmisten yksilöllinen huomioiminenTapahtuma suunnitellaan todellisille osallistujille.
  4. Laatu ja oikea mitoitusEi alimitoitusta, ei perusteetonta ylimitoitusta.
  5. Nopea, selkeä ja realistinen tarjousYmmärrettävä, eritelty ja budjettiin suhteutettu.
  6. Asiakkaan etu ennen lisämyyntiäSuosittelemme vain sitä, minkä hyödyn pystymme perustelemaan.
  7. Vastuullisuus ja ympäristöKuljetukset, energia, materiaalit ja ruokahävikki osana suunnittelua.

Mihin sitoudumme

Seitsemän lupausta jokaiseen tuotantoon

01Tavoitteet

Ymmärrämme tavoitteesi ennen kuin tarjoamme ratkaisua

Jokainen tapahtuma on erilainen. Siksi suunnittelu alkaa asiakkaan tarpeiden ja tavoitteiden ymmärtämisestä, ei valmiin palvelupaketin myymisestä.

Selvitämme tapahtuman luonteen, osallistujat, ohjelman, tapahtumapaikan ja budjetin. Asiakkaan ei tarvitse tuntea tapahtumatekniikkaa tai tuotannon kaikkia yksityiskohtia. Meidän tehtävämme on löytää toimivat ratkaisut ja selittää ne ymmärrettävästi.

Käytännössä

  • Kysymme ensin, mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan ja kenelle se järjestetään.
  • Kartoitamme osallistujamäärän, ohjelman rungon, tapahtumapaikan ja budjettiraamin.
  • Tarkistamme tilan valmiudet: sähköt, rakenteet, akustiikan, kulkureitit ja rakennusajat.
  • Selitämme ratkaisut ymmärrettävästi – ilman alan jargonia.
02Tekniikka

Oikea tekniikka oikeaan tarkoitukseen

Tapahtumatekniikan laatua ei mitata pelkästään laitteiden määrällä tai teholla.

Laadukas äänentoisto tarkoittaa selkeää puhetta ja tapahtuman luonteeseen sopivaa äänenlaatua. Valaistuksen tulee tukea tilan tunnelmaa, näkyvyyttä ja turvallisuutta. Kuvatekniikan on sovelluttava tapahtumapaikan kokoon, katseluetäisyyksiin ja esitettävään materiaaliin.

Suunnittelemme teknisen kokonaisuuden käytännön tarpeiden mukaan. Huomioimme myös akustiikan, teknisten järjestelmien yhteensopivuuden, ennakkotarkistukset ja tapahtuman vaatimat varajärjestelyt.

  • Ääni

    Selkeä puhe jokaiselle paikalle

    Kaiutinsijoittelu ja tehot tilan, yleisön ja ohjelman mukaan. Akustiikka huomioidaan.

  • Valo

    Tunnelma, näkyvyys ja turvallisuus

    Esiintyjät näkyvät, tila tuntuu oikealta ja kulkureitit pysyvät valaistuina.

  • Kuva

    Näyttö, joka näkyy takariviin

    Näytön koko ja sijainti katseluetäisyyksien, tilan ja esitettävän materiaalin mukaan.

Tapahtuman lava, suurkuvanäyttö ja valaistus Eventlinkin toteutuksessa
03Ennakointi

Ammattitaito näkyy ennakoinnissa

Hyvä tapahtumatuotanto ottaa huomioon asioita, joita osallistuja ei välttämättä koskaan huomaa.

Aikataulujen, turvallisuuden, tilojen, kuljetusten, palveluntuottajien ja tekniikan täytyy toimia yhdessä. Huolellinen suunnittelu auttaa tunnistamaan ongelmia ennen niiden syntymistä.

Sovitut asiat dokumentoidaan ja niiden toteutuminen varmistetaan. Tiedät, mitä kokonaisuuteen sisältyy, kuka vastaa mistäkin ja miten järjestelyt etenevät. Mahdolliset epävarmuudet ja muutokset käsitellään avoimesti.

Käytännössä

  • Ajoaikataulu, josta jokainen toimija näkee oman vastuunsa.
  • Ennakkotarkistukset tekniikalle ja tilalle ennen tapahtumaa.
  • Varajärjestelyt tapahtuman kannalta kriittisille osille.
  • Turvallisuus: kulkureitit, kaapeloinnit, rakenteet ja poistumistiet.
  • Alihankkijat ja yhteistyökumppanit koordinoidaan yhdeksi kokonaisuudeksi.
Tapahtumatila valmisteltuna: suuri projisointipinta, valaistus ja tuolirivit
04Mitoitus

Laadukas toteutus ei tarkoita tarpeettomia kustannuksia

Tavoitteemme ei ole rakentaa mahdollisimman suurta tai kallista tapahtumaa.

Autamme ymmärtämään, mitkä ratkaisut ovat olennaisia, missä kannattaa panostaa ja missä voidaan käyttää yksinkertaisempaa vaihtoehtoa ilman että tapahtuman toimivuus kärsii.

Asiakkaan etu ennen tarpeetonta lisämyyntiä. Emme pyri myymään ylimääräistä tekniikkaa, ohjelmaa tai muita palveluita. Jos tilan oma tekniikka riittää, kerromme sen. Suosittelemme ratkaisuja, joiden hyödyn pystymme perustelemaan tavoitteidesi ja osallistujien tarpeiden kautta.
05Tarjous

Nopea ja luotettava tarjous

Tarjousvaiheen pitää olla asiakkaalle selkeä.

Kartoitamme tarvittavat lähtötiedot ja pyrimme antamaan realistisen kustannusnäkemyksen mahdollisimman varhain. Saat ymmärrettävän kuvauksen palveluista, niiden sisällöstä ja mahdollisista vaihtoehdoista.

Näin tarjous rakentuu

  • Välttämättömät ratkaisutPerusta
    Tekniikka, henkilöstö ja palvelut, joita tapahtuman onnistuminen edellyttää.
  • Valinnaiset lisäpalvelutSinun päätöksesi
    Lisät, jotka parantavat kokemusta – eriteltyinä, jotta niiden vaikutus hintaan näkyy.
  • Alustava arvioMerkitään selvästi
    Jos kustannus riippuu vielä avoimista tiedoista, se kerrotaan tarjouksessa.

Hyvä tarjous on

  • Ymmärrettävä
  • Selkeästi eritelty
  • Tavoitteisiin perustuva
  • Budjettiin suhteutettu
  • Realistisesti hinnoiteltu
  • Helposti vertailtava
06Ihmiset

Ihmiset ovat tärkeä osa tuotantoa

Huomioimme osallistujien erityistarpeita ja tapahtuman saavutettavuutta.

Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi esteettömiä kulkureittejä, riittävää näkyvyyttä, kuuluvuuden varmistamista, erityisruokavalioita, selkeitä opasteita ja tarvittavia taukoja.

  • Esteettömät kulkureitit ja WC-tilat
  • Näkyvyys esiintyjiin ja näytöille
  • Kuuluvuus ja kuulemisen apuvälineet
  • Allergiat ja erityisruokavaliot
  • Selkeät opasteet
  • Istumapaikat ja tauot
  • Ääniherkkyys ja sopivat äänitasot
  • Kieli, tulkkaus ja tekstitys
Rehellisesti esteettömyydestä: kaikki tapahtumapaikat eivät ole täysin esteettömiä. Lupaamme selvittää tarpeet etukäteen ja kertoa avoimesti, mitä kussakin kohteessa on mahdollista toteuttaa.
Juhlatila tunnelmavalaistuksella ja seisomapöydillä ennen vieraiden saapumista
07Vastuullisuus

Vastuullisuus osana tapahtumatuotantoa

Tarkastelemme tapahtuman ympäristöön vaikuttavia valintoja osana suunnittelua.

Kehitämme myös tapahtumien hiilijalanjäljen arviointia, jotta erilaisten toteutusvaihtoehtojen ilmastovaikutuksia voitaisiin tulevaisuudessa vertailla aiempaa paremmin.

Huomioimme mahdollisuuksien mukaan

  • Kuljetukset ja matkustaminen
  • Energiankulutus
  • Materiaalien käyttö ja uudelleenkäyttö
  • Ruokahävikin vähentäminen ja tarjoilujen vaihtoehdot
  • Jätteiden vähentäminen
  • Paikallisten palveluiden hyödyntäminen
  • Sosiaalinen vastuullisuus
  • Taloudellisesti järkevät ratkaisut
Kehitteillä: tapahtumakohtainen hiilijalanjäljen arviointi ei ole vielä käytössä, joten emme esitä tapahtumille laskettuja ilmastolukuja. Kerromme, kun menetelmä on valmis ja testattu.
Ulkotapahtuman valaistu kota illalla Eventlinkin toteutuksessa

Käytännössä

Esimerkkejä siitä, miten ajattelemme

Esimerkit kuvaavat toimintatapaamme. Jokaisen tapahtuman ratkaisut suunnitellaan tapauskohtaisesti.

  • Puhetilaisuus kaikuvassa salissa

    Suurempi äänentoisto ei ratkaise kaikua – usein se pahentaa sitä. Toimivampi ratkaisu voi olla useampi pienempi kaiutin lähempänä yleisöä, oikein valitut mikrofonit ja äänitarkistus puhujien kanssa ennen ovien avaamista.

  • Esitys, joka näkyy takariviin

    Näytön koko valitaan katseluetäisyyden ja tilan mukaan. Joskus kaksi pienempää näyttöä sivuilla palvelee yleisöä paremmin kuin yksi suuri keskellä.

  • Kun tilan oma tekniikka riittää

    Jos tapahtumapaikan oma äänentoisto riittää ohjelmaan, kerromme sen. Silloin tuomme vain sen, mitä puuttuu – esimerkiksi langattomat mikrofonit tai tekniikan tuen.

  • Valo tunnelmalle ja turvallisuudelle

    Tanssilattialle tunnelmaa, puhujalle näkyvyyttä ja kulkureiteille riittävästi valoa – samassa tilassa, samana iltana.

Seuraava askel

Sinun tavoitteesi. Meidän ammattitaitomme. Yhdessä onnistunut tapahtuma.

Kerro, mitä olet järjestämässä. 15 minuutin Teams-palaverissa käymme läpi tavoitteen, aikataulun ja budjetin – ja kerromme, mitä tapahtumasi todella tarvitsee.

Suunnitellaan tapahtumasi Pyydä tarjous
0400 941 612WhatsApp0400 696 163WhatsAppsales@eventlink.fi